En un mundo donde el tiempo parece transcurrir más rápido debido al uso de Internet y redes sociales, la planificación se ha convertido en un arte esencial para mantener el equilibrio entre nuestras actividades personales y profesionales. Muchas personas utilizan diferentes herramientas para gestionar su tiempo y ser más productivas, siendo los temporizadores/cronómetros y agendas físicas las herramientas tradicionales más comunes. A continuación, conoceremos la importancia de estas herramientas y cómo planificar nuestras actividades para mejorar nuestra productividad.
¿Por qué usar un cronómetro y una agenda para ser más productivo?
Si bien existen muchas herramientas online para la gestión del tiempo (software, aplicaciones móviles, programas de computadora de escritorio, etc.) las herramientas clásicas permiten tener un mayor nivel de enfoque, ya que se encuentran libres de distracciones, lo cual nos permite ser más productivos. Por ejemplo, si usamos una aplicación móvil, es posible que al utilizar nuestro teléfono veamos alguna notificación (redes sociales o programa de mensajería instantánea) que nos distraiga o desenfoque, mientras que en el caso de una agenda física, la distracción es mínima, ya que no requiere interactuar con dispositivos electrónicos o usar Internet.
Beneficios de utilizar cronómetro y agenda
Resulta importante hacer uso de un cronómetro y una agenda física de manera combinada, sobre todo para aumentar el nivel de productividad, ya que permiten crear un sistema equilibrado (libre de distracciones) que nos permita tener un control preciso del tiempo y una estructuración de actividades efectiva y flexible.
Cronómetro
El uso del cronómetro nos ayuda a ser más conscientes del tiempo que se puede dedicar a cada tarea, lo cual nos permite ser más productivos y evitar que se prolongue más el tiempo establecido para una actividad específica.
Al temporizar las tareas se puede aumentar el nivel de concentración o enfoque, ya que al establecer límites de tiempo, la persona es estimulada para trabajar concentrada y con un cierto grado de urgencia, el cual es un “catalizador” perfecto para llevar a cabo tareas en un determinado periodo de tiempo, lo cual es fundamental para cumplir con nuestras metas y objetivos, sobre todo en el mediano y largo plazo.
Si bien muchas actividades se manejan en bloques de 45 o 60 minutos, existen algunas técnicas que utilizan periodos más cortos, un ejemplo de esto es la técnica del pomodoro, método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo en la década de 1980 (su nombre proviene de un temporizador de cocina en forma de tomate) que Cirillo usaba mientras era estudiante. La idea principal es dividir el trabajo en intervalos enfocados, generalmente de 25 minutos, separados por breves descansos (5 minutos), lo que ayuda a mantener la mente fresca y evitar la fatiga.
Agenda
El uso de una agenda nos ayuda a generar una “hoja de ruta” o un registro escrito donde se establecen las diferentes tareas o actividades a realizar durante un día o semana, con su respectivo nivel de prioridad y tiempo de ejecución. De esta manera, se puede llevar a cabo una serie de tareas basadas en un plan estructurado que nos ayudará a organizar nuestro tiempo, lo cual es fundamental para cumplir con nuestros objetivos en el mediano y largo plazo.
Una de las grandes ventajas de las agendas físicas es que no se depende de baterías, internet o dispositivos electrónicos. Una agenda física está siempre lista, ya sea en un apagón o en un lugar sin señal, lo que la hace confiable y práctica, además de que contribuye con la dieta digital o desconexión.
Combinación de cronómetro y agenda
Al utilizar la combinación de un cronómetro y agenda, podemos generar registros de tiempos y compararlos con la planificación establecida en la agenda, esta práctica nos permite realizar una revisión profunda, para luego realizar los ajustes necesarios para mejorar nuestro desempeño y efectividad.
Listas o materiales que representen actividades realizadas
Otra técnica física de productividad (que puede complementarse con el uso de cronómetro y agenda) es el uso de una lista de actividades, las cuales podemos ir “tachando” conforme las vamos realizando, también podemos utilizar diferentes materiales para representar actividades, por ejemplo, si tenemos que hacer 20 llamadas de ventas en una tarde, podemos colocar 20 clips o canicas en un vaso y conforme vamos haciendo dichas llamadas, vamos pasando dichos clips o caninas en otro vaso.
Planificación semanal en agenda
Es importante planificar (en una agenda) todas nuestras actividades diarias y semanales, por ejemplo, todos los domingos en la noche, podemos dedicar 1 hora a planear toda nuestra semana, especificando las actividades a realizar y los tiempos de descanso. Otro momento en el cual podemos hacer esta planificación, es a primera hora del día lunes (al inciar la semana).
Al visualizar nuestras actividades distribuidas en páginas físicas (de una agenda) tendremos una perspectiva más clara de nuestra semana. Esto facilita priorizar tareas y detectar sobrecargas antes de que se conviertan en un problema.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Conoces otra manera de planificar nuestras actividades semanales para ser más productivo?
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